Wie Projekte, Aktionen und Kontexte zusammenarbeiten
Aktionen 
In OmniFocus werden die Dinge, die Sie tun müssen, durch Aktionen dargestellt. Im Idealfall ist eine Aktion ein in sich abgeschlossener Arbeitsvorgang, der durch einen Namen beschrieben wird, der ein eindeutiges Handlungswort enthält. Eine Aktion sollte einen klaren Start und ein festes Ende haben: eine Liste von zehn Aktionen wie "Kartons zum Recycling-Hof fahren" und "Bücherregal bauen" ist wesentlich übersichtlicher als ein allgemeines "Umzugsarbeiten abschließen". Wie spezifisch Sie dabei sein wollen, liegt bei Ihnen. Während Sie Aktionen erstellen und hin und her verschieben, behält OmniFocus den Überblick darüber, welche Aktionen verfügbar sind, welche auf den Abschluss einer anderen Aktion warten und welche bereits abgeschlossen sind.
Projekte 
Zusammenhängende Aktionen werden zu Projekten gruppiert, die einen Satz von Aktionen darstellen, die alle einem gemeinsamen Ziel dienen. Alles was mehr als einen Schritt erfordert, wie "Umzugsarbeiten abschließen" oder "Doktorarbeit veröffentlichen" kann als ein Projekt definiert werden. Projekte wiederum können in Ordnern organisiert werden, sodass Sie einen klaren Überblick über Ihre verschiedenen Arbeitsbereiche erhalten.
Einzelaktionslisten 
Manche Aktionen wie "Zum Friseur gehen" passen wahrscheinlich in keines Ihrer Projekte, müssen aber trotzdem erledigt werden. Diese Art von Aktionen können in einer Einzelaktionsliste abgelegt werden. Diese Listen ähneln Projekten; sie gehen jedoch nicht davon aus, dass die darin enthaltenen Aktionen irgendetwas miteinander zu tun haben.
Kontexte 
Es ist oft praktisch, jeder Aktion einen Kontext zuzuordnen. Manch einer kommt ohne eine solche Gedächtnisstütze gar nicht aus. Stellen Sie sich den Kontext als die Voraussetzungen, die gegeben sein müssen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen vor: Sie können ein Rezept nur in der Apotheke abholen, Sie können Ihren Großeinkauf nur erledigen, wenn Sie zum Supermarkt gehen und Ihre Nachforschungen im Internet sind von Ihrem Mac abhängig. Fast jede Aufgabe setzt voraus, dass ein bestimmter Kontext gegeben ist. Den Planungsmodus und den Kontextmodus können Sie verwenden, um Ihre Aktionen nach den zugehörigen Projekten oder nach ihrem Kontext geordnet anzuzeigen.